يجمع العصف الذهني بين النهج غير الرسمي لحل المشكلات والتفكير الجانبي، إنه يشجع على ابتكار أفكار يمكن أن تبدو غريبة بعض الشيء في البداية، وصياغة بعضها في حلول إبداعية ومبتكرة لمشكلة ما، في حين أن البعض الآخر يمكن أن يثير المزيد من الأفكار. وهذا يتمثل في إبعاد طرق التفكير العادية.
العصف الذهني هو وسيلة لابتكار حلول جديدة للمشكلات والأزمات الموجودة، أو التي قد توجد بعد ذلك. وهو نهج جماعي يشارك فيه مجموعة من الأفراد، يطرح كل واحد منهم أفكاره فور تبادرها إلى الذهن وفي ختام جلسة المشاركة، يعمل الفريق على ترتيب الأفكار وتصنيفها لمتابعة الإجراءات.
غالبًا ما يكون الحصول على أفضل النتائج من خلال الجمع بين العصف الذهني الفردي والجماعي، ففي حين أن العصف الذهني الجماعي غالبًا ما يكون أكثر فاعلية في توليد الأفكار، فقد أظهرت العديد من الدراسات أن العصف الذهني الفردي قد ينتج أفكارًا أكثر، وأحيانًا أفضل من العصف الذهني الجماعي. وهذا لأن المجموعات ليست دائمًا ملتزمة في اتباع قواعد العصف الذهني، ولأن الناس يهتمون كثيرًا بالآخرين لدرجة أنهم لا يولدون أفكارًا خاصة بهم، أو نسوا هذه الأفكار بينما ينتظرون دورهم في الكلام. وهذا ما يسمى الحجب blocking.
ومع ذلك، في العصف الذهني الفردي قد لا تتطور الأفكار بشكل كامل، لعدم وجود خبرة واسعة وغياب آراء المجموعة الآخرين للاستفادة منها.
يعد العصف الذهني الفردي أكثر فاعلية في حل مشكلة بسيطة، أو إنشاء قائمة بالأفكار أو التركيز على قضية عامة. بينما غالبًا ما يكون العصف الذهني الجماعي أكثر فاعلية لحل المشكلات المعقدة.
يتعلق العصف الذهني بالكم وليس الجودة. إذ تعتمد المرحلة الأولى من العصف الذهني على جمع أكبر قدر ممكن من الأفكار بهدف زيادة احتمال طرح الأفكار، والتي قد تكون فعالة بدمجها وتحسينها بفكرة أخرى، للخروج بها للحل الأمثل. بالإضافة إلى ذلك، من خلال تركيز أعضاء الفريق على الحصول على أكبر عدد ممكن من الأفكار، هذا يجعلهم أكثر استعدادًا وتشجيعًا لمشاركة الاقتراحات مهما بدت ضعيفة أو مبالغ فيها.
يجب أن تتمثل جلسة العصف الذهني بالإيجابية، فلا توجد فكرة أفضل من أخرى، ذلك أن انتقاد الأفكار يحد من عدد الأفكار التي تُشارك مما يتعارض مع القاعدة الأولى، الاهتمام بالكم على الجودة.
إن إزالة النقد من المعادلة يخلق بيئة لمشاركة الأفكار بحرية دون الخوف من الحكم عليها، مما يساهم في المزيد من الأفكار ومشاركة المرح والأفكار البسيطة. فالأفكار غير العادية هي مفتاح العصف الذهني.
يجب تشجيع كل فكرة بالتعبير عنها، مهما كانت غريبة. إذ يمكن للأفكار الفريدة وغير العادية وحتى الغريبة، أن تقدم حلولًا مبتكرة. وغالبًا ما تعزز اللامبالاة في جلسة العصف الذهني مساحة مفتوحة للتفكير الإبداعي، وتزيد من عدد الأفكار المشاركة.
إن البناء على مساهمات الآخرين يخلق جوًا تعاونيًا، ودمج الأفكار هو من أهم ما تتطلع إليه جلسة العصف الذهني؛ إذ تشتمل كل فكرة على الصواب والخطأ، ومن هنا وجب جمع الأفكار والنظر إليها نظرة واحدة. للاستفادة منها بأخذ الصواب من كل فكرة ثم تحسينها ودمجها للخروج بفكرة جماعية صالحة للتطبيق.
تكمن أهمية العصف الذهني في قدرته على إطلاق العنان للإبداع من خلال التعاون، وتتمثل أهميته في ما يلي:
أحيانًا قد يكون من الصعب على الفرد الخروج بأفكار جديدة كونه أقرب شخص إلى المشكلة، وهنا تكمن فائدة دعوة الآخرين إلى المحادثة لاكتشاف طرق وحلول جديدة والتحدث بصراحة عن الأفكار التي يفكرون فيها. إذ غالبًا تتطلب بعض المشكلات أكثر من حل، وتكون جلسات العصف الذهني أكثر فائدة لقدرتها على اقتراح الأفكار بحرية، وجمع الحلول الممكنة من عدة وجهات نظر، ومن مشاركين بمختلف الخبرات والأعمار والتجارب الحياتية.
مفهوم بناء الفكرة هو مشاركة الأفكار، مما يؤدي إلى إطلاق أفكار جديدة، وخلق سلسلة من الحلول المتنوعة. قد لا تكون كل فكرة قائمة بذاتها أو الحل الأمثل، إلا أنها ستساعد على توليد العديد من الأفكار الجيدة.
الطريقة الوحيدة التي يمكن أن تثمر بها عملية بناء الأفكار في جلسة العصف الذهني هي عدم استبعاد أي فكرة على الفور، لضمان استمرار المشاركة الفعالة من الجميع، وابتكار المزيد من الأفكار خلال المهلة الزمنية المحددة.
يمكن من خلال مشاركة الأفكار من مجموعة مناسبة من المشاركين في جلسة العصف الذهني، تحقيق التوازن مع المعتقدات والآراء، والوصول إلى حلول من منظور مختلف، والتحكم بالتحيز، إذ إن وجود وجهات نظر مختلفة يجعل الجميع منفتحًا لإمكانيات جديدة.
تتمثل فائدة العصف الذهني بأنه يتطلب من أعضاء الفريق التفكير بشكل ناقد لحل مشكلة معينة، أو لإنشاء شيء إبداعي. والنظر إلى الموضوع بطريقة منطقية وواضحة وخالية من التحيز الشخصي، بعد اتباع الطرق الإبداعية في إنتاج الأفكار.
واحدة من أهم مراحل جلسة العصف الذهني هي قائمة الأفكار التي يمكن البناء عليها في المستقبل. قد لا تكون كل الأفكار قابلة للتطبيق على الفور، ولكن قائمة الأفكار يمكن أن تساعد على التفكير بشكل إبداعي لعدة أشهر بعد انعقاد الجلسة الفعلية.
إن نهج حل المشكلات الجماعي الذي يولد العديد من الحلول في وقت واحد، يؤدي لإنتاج ارتباطات الأفكار الجديدة. فعند تقديم شخص واحد فكرة أو حلًا، يأخذ كل شخص دوره في البناء على المفهوم الذي تمت مشاركته، مما يخلق فرصًا جديدة وشعور بالمساهمة بنفس القدر في الحل.
تتيح جلسات العصف الذهني بناء علاقات أقوى في فريق العمل، فهذه التفاعلات البناءة، والعمل الجماعي لحل المشكلات، تحث الجميع على رؤية أنفسهم كأصحاب مصلحة، مما يقدم فائدة كبيرة في بيئة العمل.
إن جلسات العصف الذهني تخلق موقفًا من الحكمة في بيئة العمل من خلال ما يلي:
يتكون العصف الذهني عادةً من ثلاث خطوات رئيسية هي: التقاط الأفكار، المناقشة والنقد، والاختيار. الهدف هو إنشاء مجموعة كبيرة بما يكفي لسحب أفضل الأفكار أو الجمع بين الأفكار للحصول على أفضل حل أو استراتيجية. فيما يلي أهم الطرق والاستراتيجيات الفعالة لجلسة ناجحة:
في هذه الطريقة يُطلب من كل عضو من أعضاء المجموعة أن يكتب عددًا من الأفكار بطريقة مجهولة، أي لا يُعرف صاحب الفكرة، وهذا له فائدتان:
الأولى: النظر إلى كل فكرة نظرة مجردة بغض النظر عن قائلها، وهذا يمنع التحيز والتعصب.
الثانية: تشجيع الانطوائيين على المساهمة في التفكير؛ لذهاب حاجز الخوف.
وبهذا تكون قد جُمعت أفكارًا كثيرة بعضها تقليدي وبعضها مبتكر، بعضها مقبول مطلقًا وبعضها مقبول نسبيًا. بعد ذلك تُشارَك هذه الأفكار بشكل عشوائي مع أعضاء الجلسة الذين يعملون على نقد وفرز كل فكرة بشكل استقلالي بحت، وبهذا تتحقق عملية فصل مرحلة إنتاج الأفكار عن مناقشتها.
تعتمد هذه الطريقة على طرح الأسئلة وكل سؤال يأخذ إلى سؤال آخر. ما سبب المشكلة؟ السبب كذا وكذا. هل هذه الأسباب صحيحة؟ نعم أو لا. إذًا ما الأسباب الصحيحة؟ وهكذا في سلسلة طويلة من الأسئلة التي من شأنها استثارة الذهن وتحفيز الفكر.
الخريطة الذهنية هي رسم بياني بألوان مختلفة من شأنه تثبيت الصورة في الذهن؛ وذلك لأن تأثير الصورة أكبر بكثير من تأثير الكلمات. وكل فكرة تُطرح تُدوّن في هذه الخريطة لعدم نسيان أو فقدان أي فكرة، ويوضع الموضوع محل المناقشة في وسط الخريطة ثم توضع فكرة كل فرد بجانب هذا الموضوع داخل الخريطة.
المقصود بتحليل الفجوة هو إجراء مقارنة بين الواقع والمطلوب، أي مقارنة بين الوضع الحالي والوضع المطلوب، المنطقة الفارقة بين الوضعين هي المنطقة الغائبة وهي الفجوة التي ينبغي العمل على ملئِها، ومن أجل ذلك تسمى هذه الطريقة طريقة ملء الفجوة أو سد الثغرات.
وذلك بأن يجعل قائد المجموعة الجلسة على هيئة دائرة، ويطرح الموضوع محل المناقشة، ويطلب من كل فرد واحدًا تلو الآخر تدوين أفكاره، ويعطى لجميع الأفراد الوقت المماثل، ليشارك جميع الأفراد دون التحيز لشخص أو فكرة.
(العمل يتسع لملء الوقت المتاح له) هذا هو قانون باركنسون، ويعني أنه لو طُلب من موظف إنجاز العمل في ساعتين سينجزه في ساعتين، ولو طُلب منه إنجازه في يوم كامل سينجزه في يوم كامل. ومن هنا فهذا القانون صحيح، ولعل الجميع جرب أن ينجز عملًا ما في أيامٍ، والعمل نفسه يُنجز بعد ذلك في ساعات.
تنشأ تقنية التفكير السريع من فكرة تحديد وقت معين لإبداء الأفكار، وهذا من شأنه سيعمل على تحفيز الأفراد لإنجاز الأفكار في وقت قصير، ومن ثَمَّ جمع أكبر قدر من الأفكار. كما أن هذه الطريقة في غاية الأهمية للأشخاص الانطوائيين الذين لا يميلون الى التجمعات.
تعمل كل طرق العصف الذهني على إيجاد حل لمشكلة، لكن تعتمد هذه الطريقة على إيجاد مشكلة. يطرح قائد الجلسة سؤالًا مثل: كيف نُحدث مشكلة؟ ثم يُبدي كل فرد اقتراحه، ومن هنا تُعرف أسبابًا كثيرة لوجود مشكلة ما، وهذا ما يجعل من الممكن معرفة الحلول بشكل أيسر من خلال تتبع خطوات المشكلة من الخلف للرجوع إلى نقطة اللامشكلة. وتعد هذه الطريقة العكسية ذات أهمية كبيرة في تحفيز المجموعة على التفكير العكسي؛ ذلك أن معظم الأشخاص اعتادوا على حل المشاكل التي يواجهونها، ولم يعتادوا على التفكير في إيجادها.
في هذه الطريقة يتخذ العصف الذهني درجات عديدة صعودًا إلى الذروة، فيكون العصف الذهني فرديًا ثم جماعيًا، وذلك عن طريق طرح القضية أو المشكلة المراد حلها، ثم يخرج أعضاء المجموعة من الجلسة ليفكر كل واحد على حدة، ويظل عضوان من أعضاء المجموعة يتناقشان سويًا، ثم يطلب قائد الجلسة من أحد الأعضاء الدخول لمشاركة العضوين أفكارهما مع فكرته، ثم العضو الذي يليه إلى آخر أعضاء الجلسة. وواضح جدًا فائدة هذه الطريقة؛ إذ تسمح لكل عضو بالتفكير المنفرد حتى لا يقع تحت تأثير الجماعة، وكذلك قد لا يحسن بعض الأشخاص ابتداء التفكير أمام المجموعة.
نظرًا لتنوع استخدامات العصف الذهني في الحياة الشخصية والحياة العملية، فإنه يُعَدُّ تقنية فعالة لدى الشركات والمؤسسات، وهذه بعض الأمثلة على استخدام العصف الذهني:
هذه واحدة من أكثر تقنيات العصف الذهني استخدامًا، إذ إنها تضيف عنصرًا مرئيًا وتسمح للمفكرين برؤية كيفية ارتباط إحدى المشكلات بأخرى أو المساهمة بها. يساعد وجود العنصر المرئي أيضًا في البقاء على المسار الصحيح للتمكّن من إيجاد حل فعال.
لبدء الخريطة الذهنية، تُكتب المشكلة أو الهدف في المنتصف. على سبيل المثال، عند محاولة زيادة معدلات رضا العملاء، يمكن تدوين ذلك، ثم كتابة أي أفكار تتعلق بهذا الهدف الرئيسي مع رسم خطوطًا تربطها به.
في هذه الحالة، يمكن مثلًا كتابة نظام الهاتف القديم، ونماذج الويب الضعيفة، والمزيد من التدريب اللازم لممثلي خدمة العملاء.
بعد ذلك، يتم فعل الشيء نفسه مرة أخرى بهذه الأفكار. قد تتوسع نماذج الويب الضعيفة، على سبيل المثال، إلى موقع ويب قديم، وقسم تصميم رسومات مرهق، وعدم تناسق عبر موقع الويب.
قد يقود ذلك إلى فكرة التعاقد مع مطور ويب لتحديث موقع الويب وتحسينه.
تُكرر هذه العملية مع نظام الهاتف القديم، ومزيد من التدريب لممثلي خدمة العملاء، لإيجاد حلولًا لهم جميعًا.
يمكن أن يمنع تخطي هذه الخطوة، حتى لو كانت المشكلة تبدو واضحة، من إيجاد أفضل الحلول.
من المهم تسجيل كل فكرة على الورق أو على جهاز الكمبيوتر.
تعد الإيجابية بشأن العملية وجميع الأفكار مفتاحًا كبيرًا لعصف ذهني فعال.
من خلال جمعها والتعديل عليها أو تكبيرها أو تقليصها أو دمجها أو توليد أفكار جديدة من فكرة سبق ذكرها.
يحسن وضع الهدف من الفرص في إنشاء أفكار فعالة بشكل كبير. لا يجب التوقف حتى الوصول إلى الهدف.
بعد الانتهاء من مرحلة جمع الأفكار يجب فرز وتحديد أفضلها من خلال ما يلي:
العصف الذهني هو أسلوب إبداع جماعي يستخدم غالبًا لإيجاد حل لمشكلة معينة. يتحقق ذلك من خلال جمع وتسجيل الأفكار الجديدة من أعضاء الفريق بطريقة التدفق الحر. وتتكون جلسات العصف الذهني غالبًا من عدد قليل من أعضاء الفريق الأساسيين، وعادةً ما يقودها مدير.
يهتم العصف الذهني بالتأكيد على كمية الأفكار على الجودة، بهدف توليد أكبر عدد ممكن من الاقتراحات الجديدة. وبمجرد جمع كل الأفكار، يقيّم الفريق بعد ذلك كل منها ويركز على الأفكار التي من المرجح أن تحل المشكلة.
