تُعد القدرة على التواصل الفعال مع الرؤساء والزملاء والموظفين أمرًا ضروريًا بغض النظر عن مجال العمل. لذلك ربما تكون القدرة على التواصل الفعال هي أهم المهارات الحياتية؛ فهي لا تتلخص فقط في نقل المعلومات إلى الآخرين، أو فهم ما يُقال، بل إن مفهوم التواصل أوسع من ذلك وأكثر اشتمالًا. فالاتصال الناجح هو فهم المشاعر الكامنة وراء هذه المعلومات. ويساعد على فهم الأشخاص والمواقف بشكل أفضل، وبناء الثقة والاحترام، وخلق الظروف لمشاركة الأفكار الإبداعية وحل المشكلات.
تُعرّف مهارة التواصل على أنها القدرة المستخدمة عند إعطاء أو تلقي أنواع مختلفة من المعلومات، فالاتصال الفعّال هو عملية تبادل الآراء والأفكار والمعارف لتحقيق الهدف بأفضل طريقة ممكنة، فهي مهارة عرض وجهة نظر محددة بأبسط أسلوب وأسهل طريقة يتفاعل معها المتلقي. وفي حين أن هذه المهارات قد تكون جزءًا منتظمًا من الحياة العملية اليومية، فإن التواصل بطريقة واضحة وفعالة يُعد مهارة خاصة لا يتقنها إلا القليل. لذلك يُعد التعلم من الأشخاص الذين يتمتعون بمهارة التواصل، والممارسة النشطة لطرق تحسين الاتصال بمرور الوقت من أهم الطرق التي تدعم وتقوي وتصقل مهارة التواصل.
ويتكون الاتصال الفعال من عناصر مهمة هي ما يلي:
لكل اتصال هدف واضح مطلوب تحقيقيه، ويُعَرّف التواصل الفعال بأنه القدرة على الوصول لذلك الغرض وتحقيقه. فعلى سبيل المثال عند وجود رغبة في التواصل مع المتابعين والتأثير فيهم، فيجب أن يتضمن ما سيُقال ومتى سيُنشر، ولماذا يجب على الأشخاص الانتباه له، بالإضافة إلى الحرص على توصيل الرسالة المرجوة بأقل عدد ممكن من الكلمات، وأن يكون هناك تناسق في النغمة والصوت والمحتوى. يمنح استخدام المخططات والصور فعالية أكبر في التأثير والوضوح، ويوفر التصميم المرئي تجربة مستخدم جيدة، ويدعم هدف الرسالة والعلامة التجارية ويُسهل على الأشخاص المشاركة واختيار العناصر المهمة، فيجب أن يقدم كل اتصال فعال، استنتاج منطقي ودعوة لاتخاذ إجراء.
يجب النظر إلى الهدف من التواصل، والتأكيد على الأفكار المهمة أو العاجلة وبالتالي توجيه الانتباه لها.
ينقسم الاتصال الفعال في بيئة العمل إلى نوعين أساسيين هما التواصل الرسمي والتواصل غير الرسمي،
الاتصال الرسمي هو عملية الوصول إلى المعلومات من خلال قنوات وطرق مناسبة ومحددة مسبقًا. الهدف الرئيسي من هذا الاتصال هو التحدث بشكل صحيح والتأكد من وصول المعلومات بشكل صحيح. ويعد وسيلة اتصال فعالة لأنه يوفر الوقت من خلال التدفق المنهجي للاتصال. ومن الأمثلة عليه: التقارير، والأوصاف الوظيفية، وأمر العمل، والمعلومات المتعلقة بالمبيعات والمخازن، وما إلى ذلك. تأتي محادثة الرئيس والمرؤوس في إطار الاتصال الرسمي.
تُعطى في هذا النوع من التواصل أهمية أكبر للقواعد؛ بدلًا من الشخص.
في حين أن الاتصال غير الرسمي هو النوع التلقائي من الاتصال الذي يمكن للمرؤوسين والرؤساء التحدث فيه بحرية. فلا توجد قواعد أو أنظمة أو إرشادات رسمية للتواصل. مثل التحدث إلى صديق أو أحد أفراد العائلة. من أهم مزايا الاتصال غير الرسمي أنه مرن فلا يوجد أي نوع من الإجراءات الشكلية.
لا ينبغي ترك الناس يتساءلون عما إذا كان هناك معلومات أخرى لم تُقال. لذلك ينبغي أن تكون المعلومات المقدمة وافية وكاملة وواضحة؛ وتُصاغ بطريقة تجعل المتلقي يفهم نفس الشيء الذي يريد المرسل نقله.
غالبًا ما يكون التواصل عبر أدوات وتنسيقات متعددة وعلى مدار فترة زمنية. من المهم أن يبقى التواصل منطقيًا ومخططًا جيدًا ومعززًا ذاتيًا، ويحقق ارتباط جيد بالموضوع الرئيسي، وغالبًا ما يكون مرتبطًا بقيم الشركة ومبادئها ورسالتها. وبالمثل، يجب أن يكون متسقًا مع سياسات وخطط وبرامج وأهداف المنظمة ولا يتعارض معها.
يجب أن يكون التواصل في الوقت المناسب للعميل أو للشخص المُتلقي؛ لضمان إمكانية فهم الرسائل والتصرف بناءً عليها لتحقيق هدفها، والتفريق بين المعلومات العاجلة والمعلومات المؤجلة، وفهم النطاق الزمني لأي إجراء. يجب أن تكون هناك ثقة في أن المعلومات تصل إلى المتلقي عندما يكون مقصودًا.
تعد التعليقات مهمة جدًا لتأكيد أن الاتصال كان فعالًا، وتوضيح الإجراءات. في بعض الأحيان، هناك متطلبات امتثال أو وظيفة مراقبة تحتاج إلى المعالجة من خلال التعليقات أو ردود الفعل.
يحدث عند التفاعل مع الآخرين وجهًا لوجه أو عبر برامج مثل skype.
مثل:
يتضمن أي اتصال يحدث عبر الكتابة كالرسائل أو التقارير ورسائل البريد الإلكتروني ووصف الوظائف وأدلة الموظفين.
مثل:
هو استخدام الرسوم البيانية والجداول في توضيح الرسالة المراد إيصالها. يمكن أن تساعد إيماءات الجسد وتعبيرات الوجه والتواصل البصري أيضًا في التواصل المرئي. يعتمد نوع الاتصال المرئي المناسب على الهدف المطلوب تحقيقه ويعتمد أيضًا على الجمهور المستهدف. مثل:
يتضمن التواصل غير اللفظي تعابير الوجه، والتواصل البصري، والموقف، وحركات اليد، وما إلى ذلك. مثل:
الاستماع الجيد هو أحد أفضل الطرق للتواصل الجيد. ويتضمن الانتباه الشديد لما يقوله الشخص الآخر، وطرح أسئلة توضيحية، وإعادة صياغة ما يقوله الشخص بأسلوب آخر لضمان الفهم. مما يساعد على بناء علاقات عمل صحية قائمة على الثقة ويساعد أيضًا في حل النزاعات ويشجع الإنتاجية.
لغة الجسد، والاتصال بالعين، وإيماءات اليد، ونبرة الصوت، كل ذلك يوضح الرسالة المراد نقلها وإيصالها للشخص المُستمع.
يساعد نقل الرسالة المراد إيصالها بأقل عدد ممكن من الكلمات على فعالية التواصل الجيد، لذلك يُستحسن قول الرسالة بوضوح وبشكل مباشر.
وذلك من خلال نبرة لطيفة أو سؤال شخصي أو مجرد ابتسامة.
إن الاتصال البصري وطرح الأسئلة الصحيحة أمر مفيد عندما يتعلق الأمر ببناء الثقة في مكان العمل. ويمكن أن يكون إظهار الثقة بسيطًا مثل إجراء اتصال بالعين، أو استخدام نبرة تأكيدية جازمة ولكن ودية. إن اعتماد الوضوح والثقة أثناء توصيل شيء ما في مكان العمل أمرًا ضروريًا في توضيح وجهة النظر والتواصل بكفاءة.
إن وجود التعاطف يعني أنه لا يمكن فقط فهم مشاعر الآخرين، ولكن أيضًا مشاركة مشاعرهم. مما يمكّن من النظر في الموقف بأكمله بدلًا من إدراكه من وجهة نظر واحدة فقط.
يجب أن يدخل المُحاور الجيد في أي محادثة بعقل مرن ومنفتح. فإن الانفتاح في مكان العمل يساعد في النظر إلى الأمر من وجهات نظر مختلفة، من خلال الاستماع إلى وجهة نظر الشخص الآخر وفهمها، بدلًا من مجرد توصيل الرسالة له.
ويشمل ذلك أن يكون الشخص أكثر وعيًا عاطفيًا وقدرة على تحديد وإدارة عواطفه ومشاعر الآخرين ويتضمن الوعي الذاتي، والتنظيم الذاتي، والتحفيز، والتعاطف.
يُعد احترام ما يقوله الآخرون والاعتراف بهم جانبًا مهمًا من جوانب الاتصال. يمكن أن يكون الاحترام بسيطًا مثل الانتباه إلى ما يقولونه، واستخدام اسم الشخص المُتحَدث إليه، وعدم تشتيت الانتباه. ومن خلال احترام الآخرين؛ سيشعر الشخص بالتقدير، مما سيؤدي إلى محادثة أكثر صدقًا وإنتاجية. فالاحترام المحفز للتعاطف واحترام العمل ومكان العمل والموظفين هو مفتاح التواصل بشكل فعال وواضح.
يعد الانفتاح على الملاحظات البناءة وكذلك تقديم ملاحظات ملموسة أمرًا بالغ الأهمية في بناء أساس للتواصل الفعال. فيجب على المديرين والمشرفين البحث باستمرار عن طرق لتزويد الموظفين بملاحظات بناءة، سواءً كان ذلك من خلال البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية أو تحديثات الحالة الأسبوعية. ويتضمن الثناء أيضًا وتقديم الشكر أو الاهتمام للموظف مما يزيد الدافع لديه للعمل بكفاءة أكبر.
يعد التواصل من المهارات الرئيسية في بيئة العمل، والتي يعتمد عليها نجاح المؤسسات بشكل أساسي لما لها من أنواع وأساليب واستراتيجيات من شأنها أن تزيد من فعالية الموظفين، والتطور المؤسسي إلى حد كبير.
يتمثل الاتصال الفعال في القدرة على إيصال المعلومات بطريقة منظمة وواضحة وسهلة الفهم، لتحقيق إمكانية التطبيق العملي للأفكار وإتخاذ القرارات والإجراءات المناسبة، بما ينعكس على الإنتاجية والأداء الوظيفي على حد سواء.
